Ja Jūs esat biroja telpu meklējumos, tad apzinieties, ka šī izvēle būtiski ietekmēs Jūsu uzņēmuma nākotni. Biroja telpu lokācijas vieta un to platība var būtiski ietekmēt Jūsu biznesu.

Šī izvēle ne tikai ietekmēs Jūsu ikdienas darbības, darbinieku labsajūtu un visa uzņēmuma tēlu kopumā. Piemērotāko biroja telpu izvēle ir atkarīga no daudziem faktoriem, bet no tiem visiem ir pieci faktori, kurus bez izņēmumiem būtu jāņem vērā. Izlaižot kādu no šiem faktoriem, pēc kāda laika Jūs domāsiet, ka tomēr vajadzēja izvēlēties citas telpas savai uzņēmējdarbībai.

Padoms biroja telpu izvēlei Nr. 1 – Atrašanās vieta

Atrašanās vieta! Atrašanās vieta ir ļoti svarīgs faktors ideālo biroja telpu izvēlē.

Divi ļoti nopietni jautājumi par biroja telpu atrašanās vietu:

1. Vai mani klienti viegli varēs tur nokļūt?
2. Vai mani darbinieki viegli varēs tur nokļūt?

Ja Jūs atrodat biroja telpas uz kurām bez problēmām varēs nokļūt gan darbinieki, gan klienti, tad šīs ofisa telpas ir labā lokācijā. Papildus tam vajadzētu izvērtēt drošības jautājumus – cik drošs ir šis mikrorajons un cik droša ir ēka, kurā vēlaties iznomāt biroja telpas. Vēl vajadzētu nedaudz iepazīties ar apkārt esošajām publiskajām vietām, piemēram, vai tuvumā ir sporta zāle, vai tuvumā ir kafejnīcas, vai tuvumā ir lielveikali u.t.t. Visas šīs lietas ir svarīgas, ja vēlaties lai Jūsu darbinieki un klienti būtu apmierināti.

Padoms biroja telpu izvēlei Nr. 2 – Cena

Cena visbiežāk ir pats svarīgākais faktors ko uzņēmumi ņem vērā, meklējot jaunas biroja telpas. Izvēloties lētākās pieejamās biroja telpas, uzņēmumi bieži vien to pēctam nožēlo, jo nav apmierināti ar savu izvēli un bieži vien jau pēc pāris mēnešiem šīs telpas pamet. Izvēloties pārāk dārgas telpas uzņēmumi reizēm nevar apmaksāt rēķinus un viņiem nākās pārvākties uz lētākām biroja telpām.

Dosim Jums dažus noderīgus padomus, lai saprastu cik daudz naudas varat atļauties tērēt biroja telpu nomai:

1. Vai Es šobrīd varu atļauties samaksāt depozītu trīs mēnešu īres maksas apmērā?
2. Vai Es esmu noskaidrojis visas papildus izmaksas (komunālo maksājumu apmēru gan ziemā, gan vasarā, apsaimniekošanas maksu, stāvvietas izmaksas u.c. izmaksas)
3. Vai šī biroja nomas maksa ir atbilstoša tirgus cenām līdzīgiem birojiem konkrētājā rajonā?

Atbildot uz pirmo jautājumu Jūs uzreiz sapratīsiet vai šīs biroja telpas ir atbilstošas Jūsu pieejamajam budžetam. Noskaidrojot visas papildus izmaksas Jūs pasargāsiet sevi no pārsteigumiem, kurus Jūs negaidījāt. Trešais jautājums apstiprinās to, ka Jūsu noskatīto telpu izcenojums ir atbilstošs tirgus un konkrētā rajona cenām. Lai pieņemtu vislabāko lēmumu, ir ieteicams apskatīt vairākus biroja telpu variantus.

Padoms biroja telpu izvēlei Nr. 3 – Izmērs

Pirms sāksiet meklēt perfektās biroja telpas savam uzņēmumam, Jums jau drošvien būs zināms aptuvenais kvadrātmetru skaits, lai tajā ērti varētu justies viss Jūsu kolektīvs.

Jāņem vērā, ka biroja telpu lokācija var būtiski ietekmēt nomas maksas apmērus. Ja vēlēsieties biroja telpas Rīgas centrā, būs jāmaksā lielāka nomas maksa par kvadrātmetru. Skatoties no otras puses, Jūs varat iegūt plašākas telpas, ja izvēlēsieties nomāt biroju ārpus Rīgas centra.

Latvijas likumdošanā nav paredzēts minimālais kvadrātmetru skaits uz vienu darbinieku, taču ir Ministru kabineta 18.01.2011. ieteikums Nr.1 „Vienotas prasības valsts institūciju biroja telpām”  paredz ka noteiktā darba vietas platība uz vienu darbinieku ir 10 m2.

Ņemot vērā šo ieteikum un sava uzņēmuma darbinieku skaitu ir samērā viegli noteikt minimālo nepieciešamo platību jaunajām biroja telpām. Piemēram, ja Jūsu uzņēmumā strādā 5 darbinieki, tad Jums būs nepieciešamas vismaz 50 kvadrātmetrus lielas biroja telpas. Izvērtējot Jūsu biznesa specifiku un pieejamo budžetu, Jūs varat nomāt lielākas biroja telpas, telpas, kurās ir virtuve, atpūtas telpa, sapulču telpa un citas ekstras.

Lai izvēlētos sava biznesa profilam atbilstošas biroja telpas, atbildiet uz šiem jautājumiem:

1. Vai noskatīto biroja telpu platība nodrošinās vismaz 10 kvadrātmetru vietu katram darbieniekam?
2. Vai noskatītajā birojā pietiks vieta jauniem darbiniekiem, uzņēmumam attīstoties?
3. Vai noskatītajās biroja telpās būs slēgta vieta lai tiktos ar klientiem un sadarbības partneriem?
4. Vai uzņēmuma darbinieki būs apmierināti ar jaunajām biroja telpām?

Nav nekāds noslēpums, ka mazas un neomulīgas telpas samazina darbinieku produktivitāti, tādēļ padomājiet par savu darbinieku labklājību, izvēloties gaišas un plašas telpas.

Padoms biroja telpu izvēlei Nr. 4 – Infrastruktūra

Šī faktora svarīgums ir krasi atšķirīgs starp dažādu nozaru uzņēmumiem. Tomēr, mūsdienās vairs nav palikuši daudz tādu uzņēmumu, kas varētu efektīvi strādāt bez ātra interneta pieslēguma. Daži biroju telpu iznomātāji savā pakalpojumu klāstā ir iekļāvuši ātrgaitas interneta pieslēgumu.

Infrastruktūra, protams, nenozīmē tikai interneta pieslēgumu. Kā ar korespondences saņemšanu, telefona līnijas pieslēgumu, telpu uzkopšanu un tehnisko atbalstu, kad tas ir nepieciešams? Izvēloties jaunas biroja telpas savam uzņēmumam ir ieteicams uzzināt atsauksmes no citiem šīs ēkas nomniekiem par sniegto pakalpojumu kvalitāti.

Pirms līguma slēgšanas ar kādu biroju telpu iznomātāju, atbildiet uz šiem jautājumiem:

1. Vai es esmu ierēķinājis interneta un citu telekomunikāciju izmaksas kopējās biroja izmaksās?
2. Vai es varu sazināties ar citiem konkrētās biroju ēkas nomniekiem, lai uzzinātu par viņu pieredzi kā biroja telpu nomniekiem šajā ēkā.
3. Vai šajā biroju ēkā ir iespējams deklarēt juridisko adresi un saņemt korespondenci.
4. Vai es varu iegūt informāciju par ēkā pieejamajo interneta ātrumu, lai pārliecinātos ka tas ir pietiekams uzņēmuma vajadzībām?
5. Vai telpu iznomātājs nodrošina tehnisko atbalstu, piedāvā telpu uzkopšanas pakalpojumus, u.c. pakalpojumus?

Padoms biroja telpu izvēlei Nr. 5 – Stils

Ļoti bieži šis faktors tiek apskatīts kā veins no vismazāk svarīgiem faktoriem jaunu biroja telpu izvēlē. Lai gan četri iepriekš minētie faktori ir svarīgāki, nevajadzētu aizmirst arī par biroja telpu un ēkas, kurā tās atrodas, stilu.

Ja Jūs esat bizness, kas vēlās kļūt par brendu, vai vēlaties aizsargāt sava biznesa imidžu jau no paša sākuma, tad Jums šo faktoru vajadzētu ņemt vērā. Biroja telpas var būt izcils palīgs uzņēmuma tēla veidošanā.

Jums vajadzētu apsvērt šādas lietas:

1. Kādi uzņēmumi vēl atrodas šajā biznesa centrā vai biroju ēkā? Vai Jūsu uzņēmuma darbības sfēra ir tiem atbilstoša?
2. Vai biroja iznomātājs ļauj bez papildus maksas pārveidot un stilizēt biroja telpas?
3. Vai es ar lepnumu liktu sava biroja interjera bildes savā mājaslapā un sociālajos tīklos?

Ja Jūs uz kādu no šiem jautājumiem atbildējāt ar “Nē”, tad Jums vajadzētu apsvērt šī biroja iznomāšanu.

Dažos biroju centros tiek piemērotas papildus maksas pat par sienu krāsošanu vai gleznu piekarināšanu pie sienas. Pirms iznomājat biroja telpas, pārliecinieties, ka Jūs varēsiet tās pielāgot savai vīzijai. Parastas, nepielāgotas telpas noteikti Jums nepalīdzēs uzlabot Jūsu uzņēmuma tēlu!

Aplūko pieejamās biroju telpas Realto biznesa parkos.